12 Grundlegende E-Mail-Etikette, die jeder befolgen sollte

Es besteht kein Zweifel daran, dass E-Mail die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren, revolutioniert hat. Und obwohl die Leute heutzutage zunehmend Dinge wie soziale Netzwerke und Instant Messaging-Apps bevorzugen, um mit Freunden zu chatten, bleibt die Wahrheit, dass E-Mail immer noch das bevorzugte Medium ist, wenn es um die richtige Kommunikation geht.

Von Universitäten bis zu globalen Unternehmen und von Studenten bis zu CEOs wird E-Mail fast überall und von jedem verwendet. Allerdings haben fast alle von uns mehrere E-Mail-Adressen mit einem oder (mehreren) der vielen E-Mail-Anbieter. Die eigentliche Frage ist jedoch, ob wir die Protokolle für die ordnungsgemäße Verwendung von E-Mails bestätigen?

Wenn Sie sich über die Antwort nicht sicher sind, ist dieser Artikel, der die grundlegenden E-Mail-Etikette unterstreicht, die jeder befolgen sollte, genau das Richtige für Sie. Also ohne weiteres, los geht's.

Grundlegende E-Mail-Etikette

1. Verwenden Sie eine professionell aussehende E-Mail-Adresse

Ihre E-Mail-Adresse wird oft als Hinweis auf Ihre Persönlichkeit angesehen. Aus diesem Grund ist es Es ist wichtig, eine professionell aussehende E-Mail-Adresse zu haben, in der Regel mit Ihrem Vor- und Nachnamen als Teil des Benutzernamens. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie die E-Mail-Adresse für die professionelle Kommunikation verwenden möchten (z. B. Senden von Lebensläufen an Personalvermittler, Bereitstellen von Arbeitsproben an Kunden)..

Wenn der Benutzername Ihrer Wahl nicht verfügbar ist, können Sie eine Nummer Ihrer Wahl hinzufügen (z. B. Geburtsdatum) um einen zu bekommen. Um einige Beispiele zu nennen, [email protected] oder [email protected] kann als gute Wahl angesehen werden. Verwenden Sie auf der anderen Seite so etwas wie [email protected] oder [email protected], und Sie können ziemlich sicher sein, dass Ihre E-Mails nicht einmal von den Empfängern geöffnet werden.

Trinkgeld: Verwenden Sie so weit wie möglich eine separate E-Mail-Adresse für alle Ihre beruflichen Anforderungen. Und wenn es Ihnen nichts ausmacht, ein paar Dollar auszugeben, ist es am besten, gehostete E-Mails mit Ihrer eigenen Domain zu kaufen.

2. Fügen Sie immer ein Thema hinzu und halten Sie es klar und präzise

Die Betreffzeile ist eine der wichtigste Bestandteile der E-Mail, als es Der Empfänger erhält sofort eine Vorstellung von den Informationen, die in der E-Mail enthalten sind. Aus diesem Grund sollten alle Ihre E-Mails eine Betreffzeile haben, auch wenn der Inhalt nicht so wichtig ist. Wenn Sie die Betreffzeile leer lassen, wird dies als Unachtsamkeit des Absenders empfunden.

Noch wichtiger ist, dass die Die Betreffzeile sollte kurz und präzise sein, So kann der Empfänger den Inhalt der E-Mail so schnell wie möglich erkennen. Nur wenige Beispiele sind Projektbericht beigefügt, Leistungsumfrage - frühzeitige Antwort erbeten, und solche Sachen.

3. Verwenden Sie Standardschriftarten und minimale Formatierung

Egal wie sehr Sie diese ausgefallenen Schriftarten mögen, die Sie auf Ihrem PC haben, sie sind ein absolutes Nein-Nein, wenn es um das Verfassen von E-Mails geht. Das ist, weil Wenn Sie eine nicht standardmäßige Schriftart verwenden und diese nicht auf dem Computer des Empfängers installiert ist, wird der Text der E-Mail nicht wie beabsichtigt angezeigt. Dies ist der Grund, warum die meisten E-Mail-Dienste nur wenige Standard-, Serifen- und serifenlose Schriftarten (z. B. Times New Roman, Arial) zum Verfassen von E-Mails zur Verfügung haben. Und du solltest dich an sie halten.

Halten Sie außerdem die Formatierung in Ihrer E-Mail so gering wie möglich. Verwenden Sie keine Hervorhebungen und Farben für den Text, es sei denn, Sie müssen einen bestimmten Abschnitt, eine bestimmte Zeile usw. im Inhalt der E-Mail hervorheben. Tatsächlich, Die Farbe des E-Mail-Textes sollte nur Schwarz sein, da sie am besten lesbar ist.

4. Vermeiden Sie Tippfehler, falsche Grammatik und Satzzeichenfehler

Obwohl nicht jeder da draußen ein Grammatik-Nazi ist und es nicht kriminell ist, ein oder zwei unbeabsichtigte Tippfehler in Ihren E-Mails zu haben, vermittelt ein falscher Sprachgebrauch, eine falsche Satzstruktur usw. dem / den Empfänger (n) im Allgemeinen einen negativen Eindruck. Deshalb ist es extrem wichtig, dass Sie Überprüfen Sie die Betreffzeile, den Text und alle anderen Textelemente einer E-Mail dreimal auf versehentliche Grammatik- und Interpunktionsfehler (und korrigieren Sie sie, falls gefunden), bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken.

Was mehr ist, solltest du Verwenden Sie niemals mehrere Satzzeichen (z. B. !!!) in Ihren E-Mails. Gleiches gilt für Slang-Wörter (z. B. LMAO), beliebte Kontraktionen (z. B. Gotcha!) Und Emoticons. All diese Dinge sehen sehr unreif und unprofessionell aus und werden am besten nur für soziale Netzwerke und sofortige Chats verwendet.

Trinkgeld: Achten Sie immer darauf, wie Sie die Wörter, Sätze usw. in Ihren E-Mails groß schreiben. Eine E-Mail (oder irgendetwas anderes) sollte niemals in ALL CAPS verfasst werden, da dies als Internet-Äquivalent zum Schreien angesehen wird.

5. Geben Sie den Anhängen beschreibende Namen

Meistens müssen wir mehrere Dateien als Anhänge zu unseren E-Mails senden / empfangen. Dies ist zwar ziemlich notwendig, aber nichts könnte schlimmer sein, als eine E-Mail zu erhalten, die mit zahlreichen zufällig benannten Dateien (z. B. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) geladen ist, die keinen Sinn ergeben. So, Wenn Sie Anhänge mit einer E-Mail senden, benennen Sie sie mit einigen beschreibenden Dateinamen um, damit der Empfänger ihren Inhalt sofort kennt, ohne sie öffnen zu müssen. Wenn Sie beispielsweise Ihren Lebenslauf an einen potenziellen Arbeitgeber senden, geben Sie ihm einen Namen wie CurrentResume_JohnDoe. Simpel und einfach.

Ebenfalls, wenn Sie beabsichtigen, eine große Anzahl zu senden (z.B. 20) Anhänge mit einer E-Mail, es ist besser zu Kombinieren Sie sie in einem Zipped-Archiv zuerst. Für noch mehr Klarheit können Sie Details wie die Anzahl der Anhänge, die Gesamtgröße des Archivs usw. im Text der E-Mail separat angeben.

6. Fügen Sie immer eine Unterschrift bei

Eine Unterschrift ist erforderlich, um den Text des E-Mail-Textes ordnungsgemäß zu schließen oder zu beenden. Aber was noch wichtiger ist, es verleiht der E-Mail und ihrem Inhalt auch eine „Authentizität“. In all Ihren E-Mails sollte also Ihre Unterschrift enthalten sein. Erstellen und speichern Sie einfach eine Signatur in den Einstellungen der E-Mail. Diese wird am Ende jeder von Ihnen verfassten E-Mail automatisch hinzugefügt.

Sprechen über "Was" sollte in der Unterschrift enthalten sein, Es ist etwas, das Sie entscheiden sollten, da es von Person zu Person unterschiedlich ist. Davon abgesehen können Sie in der Regel einschließen Kontaktinformation (z. B. offizielle Nummer, sekundäre E-Mail) sowie Links zu Ihren sozialen Profilen. Kurz gesagt, eine Signatur sollte als digitale Kontaktkarte dienen. Aber überladen Sie es nicht mit zu vielen unnötigen Informationen.

7. Bestätigen Sie den Empfang von E-Mails

Moderne E-Mails sind so weit fortgeschritten, dass Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche "Senden" zu 200% sicher sein können, dass sie ein oder zwei Sekunden später im Posteingang des Empfängers eingehen. Wie bei jeder Technologie, E-Mails können (und gelegentlich auch) unter Ausfallzeiten leiden. Also, sobald Sie eine E-Mail erhalten (besonders wenn es wichtig ist), Bestätigen Sie den Empfang indem Sie dem Absender mit einer kleinen Nachricht antworten.

Auch wenn es nicht möglich ist, jede E-Mail zu bestätigen, sollten Sie dies versuchen. Noch wichtiger ist, dass Sie solltenbestätigen E-Mail, die fälschlicherweise gesendet wird für Sie, da der Absender möglicherweise auf eine Antwort von der anderen Seite wartet. Dies macht den Absender auf den Fehler aufmerksam und erspart dem tatsächlich beabsichtigten Empfänger der E-Mail einige Probleme.

8. Verwenden Sie geeignete Anreden

Wenn wir mit Menschen von Angesicht zu Angesicht oder sogar am Telefon sprechen, beginnen wir immer damit, sie zu begrüßen. Die gleiche Regel gilt auch für E-Mails, sodass Ihre E-Mails immer die richtigen Anreden für den / die Empfänger haben sollten.. Je nachdem, an wen Sie eine E-Mail senden, kann die Anrede formell sein (z. B. Sehr geehrter Herr Johnson, Professor Keller)., oder informell (Hallo Adam, Hallo Jenna). In ähnlicher Weise muss das Ende (z. B. Mit freundlichen Grüßen, Mit freundlichen Grüßen) den gleichen Grundton wie die Anfangsansage sowie die Gesamtnachricht haben.

Es ist erwähnenswert, dass Sie sollten Verwenden Sie keine äußerst informellen und alltäglichen Anreden (z. B. Was ist los?) in E-Mails. Es versteht sich von selbst, dass es als ziemlich unprofessionell gilt.

9. Verwenden Sie nicht jedes Mal "Allen antworten"

Es gibt Zeiten, in denen Sie eine E-Mail erhalten, die auch an mehrere andere Empfänger gesendet wird (z. B. einen wichtigen Hinweis in einem Unternehmen). Aber wenn Sie auf solche Nachrichten antworten, Sie Verwenden Sie schnell die Option "Allen antworten". Diese sendet die Antwort nicht nur an den ursprünglichen Absender, sondern an alle anderen, die die E-Mail erhalten haben, unabhängig davon, ob die Antwort für sie bestimmt ist oder nicht. Dies ist eine perfekte Möglichkeit, die Posteingänge der Empfänger zu verstopfen.

Deshalb, Seien Sie vorsichtig, wenn Sie auf E-Mails mit mehreren Empfängern antworten, und verwenden Sie die Option „Antworten“. Nur wenn Sie zu 100% sicher sind, dass Ihre Antwort für alle Personen in der Empfängerliste bestimmt ist, sollten Sie die Option "Allen antworten" verwenden.

10. Verwenden Sie die Felder Cc und Bcc ordnungsgemäß

Zusammen mit dem Feld "An" wird das Feld "An" angezeigtCc" und "BccFelder sind etwas, von dem jeder weiß, der jemals eine E-Mail hatte. Aber selbst danach werden sie von den meisten Menschen missbräuchlich verwendet.Hier ist ein Überblick über was sie sind und wann sie verwendet werden sollten::

• Cc: Steht für Durchschlag. Wenn es gibt Einige Empfänger, an die Sie eine E-Mail senden möchten, möchten jedoch nicht, dass sie wissen, dass diese E-Mail „nur“ für sie bestimmt ist, Geben Sie ihre E-Mail-Adressen in dieses Feld ein. Jeder Empfänger kann die E-Mail-Adressen anderer im Feld Cc sehen.
• Bcc: Abkürzung für Blind Carbon Copy. Wenn es gibt mehrere Empfänger, denen Sie eine E-Mail senden möchten, die sich jedoch als alleinige Empfänger der E-Mail verstehen sollen, Geben Sie ihre E-Mail-Adressen in dieses Feld ein. Jeder Empfänger in einem Bcc-Feld kann nur seine eigene E-Mail-Adresse sehen und nicht die anderen. Diese Option ist besser für die Privatsphäre geeignet.

11. Antworten Sie rechtzeitig auf E-Mails

Angesichts der Anzahl der E-Mails, die wir täglich erhalten, ist es nahezu unmöglich, alle sofort zu beantworten. jedoch, Auch wenn Ihre Priorität bei einer E-Mail etwas niedrig ist, sollten Sie versuchen, rechtzeitig darauf zu antworten. Im Allgemeinen sollte dies innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach Erhalt einer E-Mail erfolgen. Und wenn Sie für einige Zeit nicht in der Lage sind, auf E-Mails zu antworten (z. B. aufgrund einer Unterbrechung), Verwenden Sie die Auto-Responder- oder Urlaubs-Responder-Funktion, dass die meisten E-Mail-Dienste haben.

12. Formatieren Sie E-Mails vor dem Weiterleiten ordnungsgemäß

Sobald die Schaltfläche "Weiterleiten" gedrückt wird in einer E-Mail die gesamte Nachricht (einschließlich etwaiger Bilder, falsch ausgerichteter Texte usw.) ist seltsam nach rechts eingerückt, und in eine leere E-Mail eingefügt, damit Sie die E-Mail-IDs der Empfänger eingeben und senden können. Dies bringt nicht nur die Formatierung der ursprünglichen E-Mail durcheinander, sondern auch Fügt viele Leerzeichen und zusätzliche Symbole (>) in den weitergeleiteten E-Mail-Block ein, was wiederum die E-Mail fast unlesbar macht.

Um es zu sortieren, sollten Sie Formatieren Sie die weitergeleitete E-Mail ordnungsgemäß, wenn sie in eine leere E-Mail eingebettet ist. Dies umfasst das Entfernen des zusätzlichen Leerraums sowie das Entfernen zusätzlicher Zeichen, Leerzeilen und ähnlicher Dinge.

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Verwenden Sie E-Mail so, wie es verwendet werden soll

Da es das wichtigste Kommunikationsmittel in der heutigen Welt mit Internetverbindung ist, ist es äußerst wichtig, dass E-Mails gemäß den richtigen Regeln verwendet werden, die alles von der Begrüßung der Empfänger bis zum gewählten Schriftstil umfassen. Die oben beschriebenen Etikette helfen Ihnen dabei und sorgen so für ein insgesamt besseres und produktiveres E-Mail-Erlebnis. Probieren Sie sie aus und teilen Sie uns Ihre Favoriten in den Kommentaren unten mit.