Verwendung von Haselregeln zur Steigerung der Produktivität

Die Grundvoraussetzung des PCs besteht darin, dem Benutzer das Leben zu erleichtern. Die alltäglichen und sich wiederholenden Computeraufgaben wie das Sortieren und Verschieben von Dateien aus dem Download-Ordner bewirken jedoch genau das Gegenteil. Sie verlangsamen uns und lenken uns ab. Glücklicherweise gibt es Anwendungen, mit denen wir diese Aufgaben im Hintergrund automatisieren und uns auf das konzentrieren können, was wichtig ist. Für Mac-Benutzer ist Hazel das Beste aus diesem Haufen.

Hazel-Regeln sollen nicht gebrochen werden

Hazel ist ein Bereich mit Mac-Systemeinstellungen, der einen Ordner überwacht und jedes Mal bestimmte Aktionen ausführt, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Sie können beliebig viele Ordner, Bedingungen und Aktionen hinzufügen. Wenn Sie die Möglichkeit hinzufügen, Skripte auszuführen, haben Sie unbegrenzte Möglichkeiten, was Sie mit Hazel erreichen können.

Um Hazel verwenden zu können, müssen Sie erstellen Regeln. Öffnen Sie Hazel in Systemeinstellungen und fügen Sie im linken Bereich einen Ordner hinzu, den Sie überwachen möchten.

Fügen Sie dann bei Auswahl dieses Ordners hinzu Regeln auf der rechten Seite. Regeln werden in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufgelistet, die erste Regel in der Liste wird vor der zweiten ausgeführt und so weiter. Wenn Sie also A vor B ausführen möchten, setzen Sie A über B in die Liste. Sie können sie ziehen und ablegen, um die Bestellung zu erstellen.

Das Erstellen einer Grundregel sollte einfach genug sein:

• Geben Sie der Regel einen Namen.
• Stellen Sie die Bedingungen (und Verschachtelte Bedingungen durch Halten der Möglichkeit Taste beim Klicken auf die Plus Taste).
• Stellen Sie die Aktionen zu tun, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Um ähnliche Regeln zu erstellen, können Sie eine andere vorhandene Regel duplizieren und den Inhalt ändern.

Tief in Unterordner eintauchen

Eine der coolen Funktionen von Hazel ist die Möglichkeit, Unterordner anzusehen. Anstatt beispielsweise zehn Ordner in Ordner A zu Hazel hinzuzufügen und ähnliche Regeln für jeden von ihnen zu erstellen, können Sie Hauptregeln für Ordner A erstellen und Hazel bitten, diese Regeln auf alle Unterordner in Ordner A anzuwenden.

Fügen Sie dazu einfach eine Regel hinzu, um Unterordner oben in der Regelliste für Ordner A zu überwachen. Die Schritte sind:

• Erstellen Sie eine Regel und geben Sie ihr den Namen "Unterordner überwachen" oder ähnliches.
• Stellen Sie die Bedingung auf: Art - is - Ordner
• Stellen Sie die Aktion auf: Führen Sie Regeln für Ordnerinhalte aus
• Setzen Sie diese Regel an die Spitze.

Danach wird jede Regel, die Sie zu Ordner A hinzufügen, auch auf alle darin enthaltenen Ordner angewendet.

Hinzufügen von Super Power mit Spotlight und Skripten

Um erweiterte Regeln zu erstellen, können Benutzer mit Hazel Spotlight und Skripte in seine Regeln integrieren.

Wenn Sie eine Regel bearbeiten, können Sie Spotlight-Attribute im Zustand der Regel verwenden, indem Sie ganz unten in der Liste auswählen Andere.

Die Liste der Scheinwerfer Attribute werden angezeigt. Sie können eine davon als Bedingung auswählen.

Sie können beispielsweise festlegen, dass die Bedingung gültig ist, wenn das Element die Verdana-Schriftart verwendet.

Spotlight-Unterstützung bedeutet, dass Sie alles verwenden können, was von Spotlight als Bedingung identifiziert werden kann - und fast alles abdeckt.

Während Spotlight-Attribute zu den Bedingungen gehen, Skripte Unterstützungen gehören zum Aktionsteil. Sie können Apple Script, Java Script, Shell Script und Automator Workflow verwenden. Übersetzung: Sie können Hazel bitten, fast alles zu tun, was Ihr Mac kann.

Um ein Skript hinzuzufügen, wählen Sie eine der Skriptunterstützungen aus der Dropdown-Liste aus und verwenden Sie ein vorgefertigtes Skript oder kompilieren Sie es direkt in Hazel.

In mehreren Beispielregeln schleichen

Die Verwendung von Hazel sollte auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sein. Aber hier sind einige Beispiele meines persönlichen Gebrauchs, um Ihnen die Möglichkeiten zu zeigen. Weitere Fallstudien finden Sie in diesem Hazel-Forum.

1. Verwalten des Desktop- und Download-Ordners

Beide Desktop und Downloads Ordner sind die praktischen Orte, an denen Sie alles ablegen können, und sie können in kürzester Zeit überfüllt werden. Sie können Hazel verwenden, um deren Inhalt zu sortieren und die Dateien automatisch an den entsprechenden Speicherort zu verschieben.

Sie möchten beispielsweise heruntergeladene TED-Filmdateien aus dem Ordner "Downloads" in den Ordner "TED Talks" im Ordner "Filme" verschieben. Hier sind die Schritte zum Erstellen der Regel:

• Ordner-Downloads zur Liste hinzufügen.
• Fügen Sie bei ausgewähltem Ordner "Downloads" im rechten Bereich eine Regel hinzu.
• Geben Sie der Regel einen Namen.
• Unter Bedingungen, einstellen Art - is - Movie und Quell-URL / Adresse - ist - http://the_root_source_address_of_the_video.com/ 
  • Um die Quelladresse herauszufinden, Rechtsklick auf einem der Videos von Finder und wählen Sie Informationen bekommen (oder auswählen und verwenden Befehl + I.).

• Jedes TED-Video hat eine andere Download-Adresse, aber dieselbe Root-Quelle. Verwenden Sie nicht die vollständige Adresse.
• Unter dem Aktionen, einstellen In Ordner verschieben - TED-Gespräche. Sie können einen anderen Zielordner festlegen, wenn Sie möchten.
• Sie können auch weitere Aktionen hinzufügen, z Tags hinzufügen und Benachrichtigung anzeigen.

Erstellen Sie andere Regeln, um ähnliche Aktionen mit verschiedenen Dateitypen auszuführen. Sie können diese Regeln duplizieren und die Bedingungen und Aktionen ändern oder ähnliche Regeln für verschiedene Ordner erstellen.

2. Screenshots verarbeiten

Ich mache viele Screenshots für mein Schreiben. Bevor ich Hazel verwendet habe, habe ich Screenshots gemacht, sie auf die erforderliche Größe zugeschnitten / verkleinert, sie mit Anmerkungen versehen, sie für das Web optimiert und sie entsprechend ihren Projekten in einen bestimmten Ordner verschoben. Das ist ein sehr zeitaufwändiger Prozess.

Hazel kann nicht alle Schritte übernehmen, aber sie kann sie sicher rationalisieren. Aber zuerst habe ich einen neuen Workflow festgelegt, um Hazel zu unterstützen:

• Ich muss noch die Screenshots machen. Ich verwende eine spezielle App, um Screenshots innerhalb der erforderlichen Größenbeschränkung zu erhalten.
• Ich muss die Bilder bei Bedarf auch noch mit Kästchen, Pfeil und Text versehen.
• Aber jetzt habe ich beim Speichern des Bildes einen zusätzlichen Schritt hinzugefügt. Ich füge ein hinzu Etikett im Zusammenhang mit dem Projekt. Beispielsweise werden Screenshots für Projekt A mit "A", Projekt B mit "B", Projekt Beebom mit "Beebom" usw. gekennzeichnet. Außerdem habe ich einen eigenen Ordner zum Speichern aller Screenshots festgelegt.

Hier setzt Hazel an. Ich erstelle zwei Regeln für den Screenshot-Ordner. Das erste Regel ist das Bild zu optimieren:

• In dem Bedingungen::
  • Art - ist - Bild - klar genug
  • Tags - enthält nicht - optimiert - um sicherzustellen, dass Hazel nur nicht optimierte Bilder verarbeitet.
  • Datum der letzten Änderung - liegt in der letzten - 1 - Stunde - damit die Regel nicht auf alte Screenshots angewendet wird.

• In dem Aktionen::
  • Öffnen Sie - mit Anwendung - ImageOptim - Dies ist die Anwendung zur Optimierung der Bildgröße im Hintergrund.
  • Tags hinzufügen - optimiert - um Hazel mitzuteilen, dass dieses Bild optimiert wurde.
  • Benachrichtigung anzeigen - Datei, Uhrzeit - Dies ist optional.

Das zweite Regel ist, die optimierten Bilder in den richtigen Ordner zu verschieben. Erstellen Sie so viele Variationen der zweiten Regel, wie Sie benötigen, und jede wird an ein bestimmtes Projekt angepasst.

• In dem Bedingungen::
  • Art - ist - Bild
  • Tags - enthalten Tags - optimiert, Beebom - um sicherzustellen, dass die Regel nur auf optimierte Bilder angewendet wird, die zum Beebom-Projekt gehören.
• In dem Aktionen::
  • In Ordner verschieben - Beebom Projects

Durch die Kombination dieser beiden Regeln wird sichergestellt, dass alle Bilder, die ich aus der Screenshot-Anwendung speichere, optimiert und im Projektordner bereit sind, ohne dass ich etwas anderes tun muss.

3. Fernauslösende Downloads

Dieser ist einfach und macht Spaß. Wenn Sie mit mehreren Computern arbeiten, z. B. einem zu Hause und einem im Büro, können Sie Ihren Bürocomputer so einstellen, dass er eine Datei herunterlädt, die Sie auf Ihrem Heimcomputer finden. Wir brauchen jedoch Hilfe von Dropbox (oder Google Drive)..

Kopieren Sie auf Ihrem Heimcomputer den Download-Link und fügen Sie ihn in eine Textdatei ein. Speichern Sie dann das Dokument unter einem eindeutigen Namen (z. B. 2bdld) in einem Dropbox-Ordner (z. B. Liste der Downloads)..

Erstellen Sie auf dem Bürocomputer eine Hazel-Regel, die den Ordner "Liste der Downloads" in Dropbox überwacht. Legen Sie die Regel fest, um die 2bdld-Textdatei ohne die zu öffnen heruntergeladen Tag mit einem Download-Manager, der URL-Eingaben aus einer Textdatei akzeptieren kann. Die meisten Download-Manager können das.

Fügen Sie der Regel eine weitere Aktion hinzu, um die Notiz zu kennzeichnen: Heruntergeladen, nachdem der Download-Manager sie geöffnet hat. Diese Aktion soll sicherstellen, dass eine Textdatei nur einmal geöffnet wird.

Um den Ordner sauber zu halten, können Sie eine andere Regel erstellen, um Textdateien zu löschen, die älter als ein Tag sind.

4. Einreichen von Rechnungen in Evernote

Manchmal bedeutet papierloses Leben, dass Sie Ihre Unordnung von der realen Welt in die digitale Welt verschieben. Sie können Ihre digitalen Rechnungen jedoch mit Hazel und AppleScript bei Evernote einreichen.

Erstellen Sie eine Regel, um den Ordner zu überwachen, in dem Sie alle Ihre digitalen Rechnungen aufbewahren. Stellen Sie die Bedingungen so ein, dass sie der Art der Rechnungen entsprechen, die Sie speichern möchten. Wenn es sich bei den Rechnungen Ihres Kabelfernsehens beispielsweise um PDF-Dokumente von XYZ Co. handelt, legen Sie die Bedingungen so fest, dass sie nur für PDF-Dateien von XYZ Co funktionieren.

Fügen Sie dann dieses Skript zum Bereich Aktionen hinzu:

Sagen Sie der Anwendung "Evernote"

aktivieren Sie

Erstellen Sie eine Notiz aus der Datei theFile Notebook "Notebook_Name" Tags "Tag_Name1", "Tag_Name2", "Tag_Name3", "Tag_Name4"

Ende erzählen

Stellen Sie sicher, dass der Notizbuchname und alle Tagnamen bereits in Evernote erstellt wurden.

Sie können so viele Variationen dieser Regel erstellen, wie Sie für andere Abrechnungen oder andere Dokumente benötigen.

5. Speichern und Sortieren von E-Mail-Anhängen in Mac-Ordnern

Was ist, wenn Ihre Rechnungen per E-Mail eingehen? Können Sie sie in Evernote sortieren, ohne einen Finger zu rühren? Absolut, mit ein wenig Hilfe von Dropbox, Gmail und IFTTT.

• Zuerst erstellen eine Filterregel in Google Mail Damit jede Abrechnungs-E-Mail von XYZ mit Anhang (en) mit "Abrechnungen" (oder einem anderen Label Ihrer Wahl) gekennzeichnet wird.
• Danach erstellen ein Ordner in Dropbox genannt "Billings" (oder ein anderer Name, den Sie wählen). Zu diesem Zweck können Sie den vorhandenen Dropbox-Ordner verwenden.
• Erstellen eine IFTTT-Regel um Google Mail mit Dropbox zu verbinden. Stellen Sie diese Option so ein, dass E-Mails mit der Bezeichnung "Abrechnungen" im Dropbox-Ordner "Abrechnungen" gespeichert werden.
• Wenden Sie die Tipps von Nummer 4 oben auf diesen Ordner an.

Diese fünf Beispiele sind nur die Spitze des Eisbergs dessen, was Sie mit Hazel tun können. Ich hoffe, Sie können sehen, dass Ihr Automatisierungshorizont so weit reicht, wie Sie es sich vorstellen können.

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